乐橙总盘客服:招标采购必读:RFI与RFP有什么不同?

如果你在建筑行业工作过,你很可能遇到过RFP和RFI时刻。RFP和RFI虽然有许多相似之处,但它们的使用场景明显不同。本文将将介绍什么是RFI、RFP、RFQ和RFT,以及它们之间的不同区别。

如果你在建筑行业工作过,你很可能遇到过RFP和RFI时刻。RFI 指信息请求,是从潜在供应商处获得基本信息的初步文件。RFP 指提案请求,是企业要求从供应商处获得的文件,目的是获得特定服务的产品和价格概览。RFP和RFI虽然有许多相似之处,但它们的使用场景明显不同。

RFI信息请求

RFI是对潜在供应商基本信息的正式请求,用于收集信息或询问一般性问题,通常比RFP更随意。RFI是事实调查文件,它提出开放式问题,允许供应商充分解释他们的产品。供应商通常会解释他们在市场中的地位,他们如何授权他们的产品或服务,以及他们的服务应该会产生什么费用。

典型的RFI陈述企业的一般挑战,并给供应商提供从更广泛的范围解释他们产品的机会。RFI用于与潜在供应商“试水”,不是对未来业务的承诺。

RFI 帮助决定是否与供应商采取进一步的措施,通常紧随其后的是RFP(提案请求)、RFT(招标请求)或RFQ(报价请求)。随着互联网的兴起,许多公司通过信息电子邮件等方式为潜在客户提供了现成的RFI。

在建筑业,当信息缺乏或相互冲突时,RFI通常用于工作范围的改变。当分包商对其任务的范围感到模糊,他们通常会提交RFI,目的是在施工前弄清任何困惑。RFI的确切格式会根据每个案例的不同而改变,但建筑业大多数RFI都包含目标或摘要、时间表、可交付成果、评估标准和付款条件。在建筑业使用RFI有助于在错误发生之前理清错误,因此有助于简化整个流程。

RFP提案请求

RFP是从供应商处收集信息的更结构化的格式。RFP通常使用在供应商之间开展的投标流程,进而赢得企业业务。企业详细说明其问题,邀请供应商基于他们的产品提出解决方案。RFP通常紧跟在RFI之后,因为RFP更具体,更适合个人客户。在提交RFP时,你应该有明确的需求,并且愿意与供应商分享内部信息。

提交RFP时,做到以下几点是很好的实践:

? 询问供应商他们过去工作的例子,评估他们的服务;

? 详细说明需求和期望,因为这个阶段需要对供应商做出承诺;

? 询问供应商具体问题,了解更多关于他们产品和方法的信息,这对于判断他们是否适合公司的需求至关重要。

你可以询问供应商基本的RFP问题:

- 在此过程中,你将采取哪些控制成本的措施?

- 在这个项目中,你能预见到什么风险?

- 你的实现方法是什么?

RFP需要大量规格,企业希望从供应商购买符合这些规格的产品/服务。供应商能够做到越具体,提案就会变得越准确。对于公司和供应商来说,提交RFP需要更多的时间和资源,因此被认为比提交RFI更严谨。

RFQ报价请求

RFQ类似于RFP,但侧重于公司对项目所需的确切规格的成本。RFQ与RFP的不同之处在于,RFQ不会提出开放式问题,也不会寻求建议,而是预先确定他们希望供应商就项目实现的规格。在企业想要补充现有系统的情况下,RFQ非常有用,但由于没有太多自主空间,许多供应商认为与RFP相比RFQ略微逊色。

RFI、RFP与RFQ

没有特定的“请求”表单比其他表单更好,这取决于你从供应商那里寻找什么。如果你已经知道你想要什么,你只需要一个供应商来满足你的要求,RFQ是你最好的选择。如果你愿意接受各种想法,但又接近采购,那么RFP是很好的下一步。如果你仍处于研究和从供应商那里寻找总体概况的初始阶段,那么使用RFI可能是最好的选择。最重要的部分是理解RFI和RFP之间的区别,这样你就可以请求适合你的RFI。


通过现代电子招标软件可以进行RFI、RFP、RFQ和RFT管理。企业可以在两个独立流程(发出RFI/RFP/RFQ,然后发出RFT)或一个流程(同时发出RFP/RFQ和RFT)中完成所有这些请求。

为方便管理者和员工全面掌握每次招标采购的进展,电子招标系统可以显示所有相关的申请及其状态(开放、已审批、待审批、已拒绝、已完成),已选择/推荐的供应商、RFI、RFP、已发送的RFQ和已生成/已发送的LPO等,从而帮助采购部门立即查看需要他们参与的内容。因此,他们更容易发现悬而未决的问题,更有效地计划时间和精力。

系统还允许观察公司采购过程中的总体趋势,如公司花费多少、何时何地超出预算等等,对招标采购每个环节进行严密的跟踪与管理。

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